Descubra as competências da gestão de projetos para você não se tornar um profissional medíocre

Tempo de leitura: 17 minutos

Neste artigo você vai descobrir as competências da gestão de projetos para você não se tornar mais um profissional medíocre.

Projetos fazem parte de nossas vidas.

Cursar uma universidade, comprar um carro, realizar uma viagem de férias, ir ao supermercado, ou até conquistar aquele que, talvez, seja o amor da sua vida.

Tudo requer uma dose de planejamento para que os resultados esperados sejam alcançados com sucesso!

Dessa forma, o que vem a ser um projeto?

Em sua definição clássica, "um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo".

Estendendo essa definição, podemos considerar que tudo o que temos intenção de realizar se trata de um projeto, pois contém, ao menos, um escopo (o que), prazo (quando) e um custo (quanto).

Adicione a isso suas expectativas de qualidade, as situações indesejadas (riscos), os stakeholders (pessoas/equipe) ou qualquer um que se sinta impactado e a comunicação entre todos.

Dá para perceber que naturalmente quanto maior a complexidade do projeto, maiores são as variáveis, isto porque não entramos no mérito se este projeto faz parte de um programa e se este programa faz parte de um portfólio.

Sendo assim, gerir um projeto consiste em medir essas variáveis com monitoramento e controle e executar ações que visem com que o projeto chegue ao seu resultado desejado.

Perceba que, nesse momento, não pretendemos jogar uma tonelada de termos e definições técnicas, metodologias e processos de como deve ser a gestão mais adequada de um projeto.

Queremos apenas contextualizar as competências da gestão de projetos, e de de alguma maneira, mostrar como você pode se beneficiar ao aprender técnicas de gestão na sua vida pessoal e profissional.

Continue lendo esse artigo e você conhecerá conceitos e técnicas, e o principal, saber quando e como usar cada um deles.

Gostou do que está por vir? Então não deixe de compartilhar com seus amigos que também tem interesse em se tornar um profissional diferenciado.

Você realmente conhece as competências da gestão de projetos?

Congrats on new project

Recursos são escassos. O dinheiro para aplicação em um projeto é limitado, a quantidade de profissionais na equipe nem sempre é a necessária para a execução do projeto e o prazo na maioria das vezes é apertado para atender a todos os requisitos.

Mas "pera lá", se os recursos fossem abundantes, mesmo assim seria recomendado a presença de um gerente de projetos ou, ainda que minimamente, qualquer pessoa com o mínimo senso de organização e planejamento poderia assumir essa função.

Sendo assim, o gerente de projetos atua numa situação que lhe exigirá inúmeras habilidades técnicas e comportamentais (que falaremos mais adiante) para garantir que o resultado seja alcançado dentro de condições desafiadoras e atendendo a todos os critérios de aceite.

Chegamos a principal função do gerente de projetos: garantir o sucesso do projeto dentro de uma expectativa de prazo e com recursos finitos, e esta sem dúvida é uma competências da gestão de projetos que está escassa.

E como o "GP", como carinhosamente um gerente de projetos é chamado, mantém o controle sobre os recursos?

Chegamos em outra definição importantíssima a respeito de gestão, de uma forma geral:

Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, não há sucesso no que não se gerencia. ~ W. Edwards Deming

Vamos lá, já dissemos acima qual a definição básica de um projeto, agora se você vai, ou pelo menos querer, ser um gerente de projetos, "aí já é ota fumiga".

Em um workshop sobre gerenciamento de projetos, uma referência do mercado de projetos chamado Ricardo Viana Vargas disse mais ou menos assim: "Se eu tiver um projeto onde eu posso gastar quanto eu quiser e não tiver um prazo para entregar, eu não preciso de um GP, eu chamo minha mãe".

Aliás, existem excelentes referências na área de gestão de projetos, como Rita Mulcahy, que infelizmente nos deixou em 2010.

E existem guias de melhores práticas, frameworks consolidados e inúmeras siglas que você provavelmente encontrará durante sua carreira como gerente de projetos, o qual citaremos nesse artigo e abordaremos com muita frequência em nossas publicações.

Agora vamos te contar um segredo que vale ouro, de nada adianta processos, métodos, melhores práticas se você não tiver "atitude".

Pode guardar suas certificações em projetos se você não entender que gestão de projetos está na "veia".

Responda, você é ou está gerente de projetos?

Por exemplo, quando você vai fazer uma viagem, ou reformar sua casa, como você organiza suas ideias?

Não estamos dizendo que um GP tem que ser maluco por planejamento, montar um plano com cronograma e matriz de riscos, matriz RACI e etc, etc, etc. Não que isto seria ruim, mas agora vamos fazer um teste?

Antes de ler o próximo parágrafo, pense e escreva em ordem, o que vem na sua cabeça se você tivesse planejando sua próxima viajem de férias com suas família.

Iremos te ajudar a pular a etapa de que você já sabe o escopo, pois irá para o exterior de avião e terá uma conexão onde o destino e a data já estão definidos, vamos lá, você tem um minuto....

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...e aí?

Agora veja na sua lista se você mencionou algo do tipo:

  • Seguro viagem, afinal imprevistos acontecem, você pode ficar doente, perder seus documentos ou bagagem ou até mesmo, que Deus nos guarde, ter o falecimento de um membro da família.
  • Tempo entre a conexão do seu voo, afinal de contas, hoje em dia é muito comum atrasos no embarque ou na decolagem.
  • Vacinas, pois é, existem países que exigem vacinas específicas para permitir a imigração no aeroporto. Por exemplo, você sabia que para ir para a Colômbia você precisa tomar a vacina de febre amarela?

Bom, não vamos nos estender mais, mesmo porque, este artigo não é sobre como montar um plano de gerenciamento de projeto de uma viagem, mas sim para saber se você pensou em algo do tipo que não fosse apenas no lazer em si.

Mas calma, se você não pensou em nada disso, não se desespere, vamos te contar um outro segredo, pois acreditamos que a única coisa que não se pode mudar no ser humano é o seu caráter.

E mesmo se você for um mau-caráter, logo abaixo nós iremos te ajudar a ser um excelente gerente de projetos mau-caráter, e olha que você não será o único na área. 🙂

O que você faz diferente que não te rotula como um profissional medíocre?

O que é ser um gerente de projetos

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Podemos afirmar que um bom gerente de projetos é um ótimo comunicador, pois sua principal atividade é a comunicação, e isto significa cerca de 90% de suas atividades.

Até aqui, já sabemos o que é um projeto e do que se trata gerenciar um projeto. Como você pode notar, a figura de um "gerente" é a de um papel a ser desempenhado.

Esse papel também pode ser aplicado por você em seus projetos pessoais. Colocando o "chapéu" do gerente de projetos em sua vida.

Porém, ser um gestor de projetos exige muito do ser humano, pois passamos horas estudando técnicas e melhores práticas e procedimentos com métodos eficazes e no final tudo o que vai realmente importar é como você consegue lidar com pessoas.

Pois é meu amigo, quando o "bicho pegar" e o problema for "pessoas", pode pegar os guias de melhores práticas que eles não irão te ajudar.

Não estamos dizendo que não servem para nada, muito pelo contrário, são eles que ajudam, e muito, a gerir e se precaver de situações do dia-a-dia e mitigar riscos no seu projeto e isto é indiscutível.

Mas você vai perceber que na gestão de projetos, a maioria dos clientes usam dois simples indicadores para medir se você foi, ou não, um bom gerente de projetos: a sua capacidade e a qualidade de entrega.

Você não tem que vencer, você tem que convencer!

O mercado de trabalho em geral valoriza muito as competências técnicas. E não teria como ser diferente, uma vez que, sem elas, dificilmente é possível realizar um trabalho de nível profissional.

Porém, o problema é que, ao contrário das competências técnicas, valoriza-se muito pouco as competências comportamentais. Ninguém diz isso explicitamente e, inclusive, cobram-se como requisitos em inúmeras vagas.

Quem nunca viu, ou ainda, se candidatou em alguma oportunidade que solicitava: perfil de liderança, habilidades de comunicação e negociação, resolução de conflitos, gestão de pessoas, atuação como coaching, resiliência e capacidade de lidar com pressão, etc?

O que há de errado, afinal? Na teoria, nada!

Realmente um excelente gerente de projetos deve desenvolver essas habilidades comportamentais e o trabalho certamente exigirá isso dele.

O problema reside no fato de que, na prática, pouquíssimas organizações valorizam e aferem tais habilidades em seus gestores.

Sendo assim, tenha em mente que somente os conhecimentos técnicos não te conferem todas as competências da gestão de projetos.

Para sair da zona de mediocridade, você terá que se desenvolver constantemente e ter a humildade de reconhecer quais são os pontos em que precisa melhorar.

Essa, primordialmente, é a diferença entre estar e ser um líder de projetos.

Aproveite agora para baixar grátis nosso eBook sobre Ernest Shackleton em seu principal relato conhecido pela história, a Expedição Transantártica Imperial.

Neste e-book, iremos analisar o comportamento de Ernest Shackleton no comando de suas equipes, suas aventuras e como alguns modelos adotados por ele podem ainda hoje, após um século, serem utilizados em processos de Coaching e Liderança.

Esse conteúdo irá te inspirar para enfrentar com disciplina, coragem e liderança, as difíceis situações que enfrentamos em nossos projetos profissionais e pessoais.

Você é apaixonado por projetos?

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Como citamos anteriormente, aprender a gerir projetos é uma habilidade que pode ser aprendida e aplicada por qualquer pessoa.

Todos temos interesses distintos e objetivos diferentes. Logo, o que motiva uma pessoa pode não motivar outra, e vice-versa.

Nessa linha de raciocínio, você tem clareza dos seus motivos quando pretende se tornar um gerente de projetos?

Basicamente, seu motivo virá de sua definição única de missão pessoal, e para "ser" um GP, assim como em qualquer outra profissão, você deve ser apaixonado pelo que faz!

No desenrolar do projeto, independente de trabalhar para uma empresa que seja funcional, projetizada ou matricial, você coloca sua energia e conhecimento ali, assume riscos positivos e negativos, e responsabilidades.

Dessa forma, é natural que ser bem sucedido nos seus projetos represente uma satisfação pessoal inigualável.

E cá entre nós, gerentes de projetos, adoramos marcar reunião de end off meeting!

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Descubra qual o segredo para você se tornar um profissional diferenciado?

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Citamos algumas das mais importantes técnicas e competências da gestão de projetos necessárias. Mais importantes ainda são as competências comportamentais que lhe serão exigidas para essa arte.

Porém, seus verdadeiros diferenciais são outros.

A medida em que se acumula experiências, seja em qualquer área, você pode combinar aprendizados que obteve no passado com processos, técnicas e métodos que desempenha hoje. Exemplos:

  • Conhecer um mercado específico te traz uma vantagem competitiva sobre um profissional igualmente qualificado (ou até mais) que não o conhece como você;
  • Conhecer a empresa onde trabalha, a equipe e suas características poderá te qualificar como a melhor alternativa do que alguém vindo de fora;
  • A prática de artes marciais e esportes em geral podem lhe agregar disciplina e foco de forma mais natural;
  • Compreender como funciona o mercado financeiro e modalidades de investimento te trazem mais recursos para realizar projeções e análises de viabilidade de um projeto;
  • Trabalhar seu network de qualidade e seu marketing pessoal te trarão muitas oportunidades.
  • Ou saber o que é Bitcoin e Blockchain, Design Thinking, Storytelling, Gamefication, Big Data, dentre outras, podem te ajudar a ver as coisas de um modo diferente.

O sucesso não é mérito da inteligência, mas do esforço.

Mas não se preocupe se você não for uma pessoa de qualidades, pois mesmo sendo péssimo no que você faz, você ainda pode servir de mau exemplo. 🙂

A arte do gerenciamento do projeto e suas ferramentas

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Todo profissional de projetos dispõe de um verdadeiro canivete suíço para gerir bem seu projeto. Como citado acima, metodologias, frameworks, guias e ferramentas não faltam:

  • PMI (Project Management Institute) - é a principal instituição internacional de gerenciamento de projetos, criadora do guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) e da certificação PMP (Project Management Professional);
  • PRINCE2™ (PRojects IN Controlled Environments) é um método facilmente adaptável e escalável para a gestão de quaisquer tipos de projetos, criado originalmente pelo CCTA (Central Computer and Telecommunications Agency) do Reino Unido e atualmente mantido pela AXELOS Limited.
  • IPMA (International Project Management Association) é outra instituição muito reconhecida internacionalmente por sua contribuição na capacitação de profissionais de liderança em projetos.
  • Metodologias ágeis (Agile) de gerenciamento de projetos. O manifesto ágil foi criado com o intuito de gerar entregas contínuas e adiantadas de valor ao negócio. Nesse intuito, há métodos como Scrum, XP, FDD, Crystal, DevOps, além do modelo Waterfall ou modelo Cascata que pode ser utilizado de forma híbrida.

Se nos basearmos no PMBOK, um projeto é composto por cinco grupos de processos e dez áreas de conhecimentos. Se nos basearmos no PRINCE2, um projeto é composto por sete princípios, sete temas e sete processos.

Gostamos da metáfora de que o PMBOK contém os ingredientes de um bolo e o PRINCE2 é a receita, ou seja, eles se completam.

Na nossa opinião, estes são alguns dos principais nomes no mercado mundial, e dentro de cada um destes você ainda encontrará variações que falaremos em outra oportunidade.

Mas calma, não para por aí, você ainda vai se deparar com o Project, Canvas, Kanban, BurnDown, WBS Chart Pro para desenvolver uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto), Mapa Mental e etc.

Tudo isto e muito mais você terá a oportunidade de ver em um único lugar, somente aqui no Área de Conhecimento.

Soft Skills

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Soft-skills são atributos e competências pessoais que permitem ao indivíduo melhorar as suas interações com os outros e com o mundo em seu redor.

Estão incluídos no arsenal do gerente de projetos habilidades como:

  • Comunicação verbal e não verbal - saber interpretar corretamente as pessoas.
  • Resiliência - tem que saber tomar "porrada" sem se abalar.
  • Poder de Persuasão - convencer não é o mesmo que vencer.
  • Falar em público - oratória e um bom português é o mínimo que se espera.
  • Capacidades de Liderança - seu time tem que acreditar em você.
  • Conduzir reuniões efetivas - melhor do que fazer uma, é saber se precisa realmente fazer.
  • Saber trabalhar em equipe - clichê, mas na essência, é você quem tem que saber trabalhar com um time contendo as mais diversas personalidades.
  • Criatividade - não seja uma máquina de processos, de palpites, invente, opine, seja curioso.
  • Coaching - Esteja perto da sua equipe, compreenda e saiba como orientar cada um, individualmente.

Por mais difícil que a princípio possa aparentar, essas competências não se tratam de dons que nascem com algumas pessoas. Tudo pode ser aprendido através de dedicação e orientação.

No Área de Conhecimento, forneceremos conteúdo de qualidade e exemplos práticos de como exercitar soft-skills no seu dia-a-dia.

Onde atuar

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Nessa altura, você já sabe o que faz um gerente de projetos e pode estar se perguntando "onde posso atuar?".

Ou ainda pode ser que sua área de atuação não tenha uma cultura voltada a processos e não tenha a figura de um profissional de gerenciamento de projetos.

A gestão de projetos pode ser aplicada nas mais diversas áreas especialistas de qualquer mercado, pois ela é capaz de trazer planejamento, organização e controle para todos os seus projetos, sejam eles pequenos, como construir uma adega ou extremamente grandes, como foram as Olimpíadas Rio 2016.

Seja seu objetivo atuar exclusivamente como gerente de projetos ou implementar uma gestão adequada em seu negócio por meio de processos ou, ainda, trazer conceitos para uma realidade totalmente diferente, ou quem sabe até se tornar um gerente de um escritório de projetos (PMO - Project Management Office), com certeza, poderemos te auxiliar.

Chegamos ao final

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Este foi o artigo de estreia do Área de Conhecimento onde falamos das principais competências da gestão de projetos. Este é um projeto que tem objetivo audacioso: tornar a gestão de projetos acessível para todos que desejem se aperfeiçoar no tema.

Este ou qualquer outro artigo publicado no Portal Área de Conhecimento não é exclusivo para estudantes ou iniciantes em gerenciamento de projetos, mas também para gestores que querem se diferenciar e que tenham interesse em contribuir com sua experiência.

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